WooCommerce collegamento con gestionale

Soluzione WooCommerce per listini fornitore – magazzino – gestionale
WooCommerce con gestionale - listini fornitore - importazione prodotti

Come sincronizzare WooCommerce con il proprio gestionale?

Quando si ha la necessità di collegare WooCommerce con il gestionale aziendale, il primo step è cercare un modulo WooCommerce per sincronizzare articoli e ordini o solo prezzi o le giacenze / disponibilità in magazzino.

Questo primo step  di ricerca va a buon fine qualora la propria azienda utilizza un gestionale abbastanza diffuso. Partendo da questa condizione in tempi rapidi e con investimento modesto si valuta, si acquista, si configura e si collauda sul proprio store il modulo WooCommerce sincronizzazione gestionale.

Diversamente se in azienda si utilizza un gestionale (di contabilità, ERP, CRM o altre tipologie) non particolarmente diffuso ( e questo non è un difetto…pensiamo a importanti gestionali AS400 oppure SAP con tutte le eventuali personalizzazioni) allora se  si necessita di collegare WooCommerce e il gestionale non si può fare a meno di un intervento di analisi e programmazione dedicato.

E' stato battezzato WooCommerce Connector

WooCommerce Connector è il nome della soluzione di sincronizzazione WooCommerce che abbiamo creato,  aggiornato e ampliato nel tempo per collegare WooCommerce con il gestionale ERP Business Cube di NTS Informatica e successivamente per altre soluzioni gestionali.

Permette di importare in WooCommerce prodotti dal gestionale / ERP / CRM o direttamente dal fornitore – dropshipping e di esportare ordini e nuovi clienti verso tali software. Ovviamente il tutto in precisi momenti della giornata (solitamente di notte) ed è flessibile ad ogni esigenza persino nel caso di installazioni multi site.

Caratteristiche connettore WooCommerce

La premessa, ovvia, è che spesso il gestionale non gestisce certi dati (immagini, descrizione in lingua,…). Comunque vediamo le caratteristiche (elenco non esaustivo) della mappatura del connettore WooCommerce con un articolo del gestionale / software aziendale / articoli esportati in CSV.

Appena sotto sono riportati alcuni vantaggi della soluzione WooCommerce Connector rispetto all’acquisto di modulo WooCommerce di importazione / esportazione specifico o compatibile con un certo software.

Connettore WooCommerce per aggiornare prodotti o importarli

  • giacenza, descrizione e descrizione estesa, tag, brand / marchio, fornitori;
  • associazione categorie senza limite di numero e nessun limite di profondità (home, categoria, sotto categoria, sotto sotto categoria, etc);
  • immagini ( 1 immagine per prodotto, 2, 3, 4, nessun limite);
  • combinazioni / varianti fino a 3 livelli ( ad esempio: taglia – colore – materiale, modello – anno – versione);
  • multilingua: descrizione e descrizione estesa, nome prodotto;
  • multilingua: descrizione e descrizione estesa, nome prodotto;
  • categorie SPECIALI per certi prodotti;

Sincronizzazione WooCommerce per esportare ordini

La soluzione WooCommerce Connector  per esportare ordini e clienti gestisce l’esportazione totale o parziale degli ordini e dei clienti WooCommerce.

Di ciascun cliente WooCommerce il modulo esporta tutta l’anagrafica;

Di ciascun ordine WooCommerce il modulo esporta tutti i riferimenti di ciascun prodotto dell’ordine, il riferimento al cliente, la modalità di pagamento e  le spese di trasporto.

Si precisa che il connettore WooCommerce importa o aggiorna prodotti o entrambi indipendentemente e in modo automatizzato in determinati momenti della giornata.

Solitamente per 2000 prodotti ci impiega circa 2 minuti se non si prevede l’importazione delle immagini altrimenti circa 30 minuti. Ovviamente per rispettare tali tempi la modalità di scambio è che dati e immagini dei prodotti sono trasportati sul server WordPress con WooCommerce dal gestionale / altro software.

Per l’aggiornamento di ordini e clienti la procedura fino ai 50 ordini è molto meno di un minuto.

Si precisa anche che qualora il cliente ordina aggiornando i propri dati / indirizzo si può scegliere se tale modifica gestirla come cliente nuovo o come aggiornamento di cliente esistente.

Spesso le soluzioni di sincronizzazione WooCommerce preconfezionate gestiscono la variazione esclusivamente creando un nuovo cliente, delegando all’amministrazione l’onere della rettifica.

Soluzione o modulo per collegare WooCommerce con gestionale o solo per importare / esportare prodotti?

Come da premessa sicuramente, se esiste o si valuta l’investimento nel brevissimo periodo (6 mesi – 1 anno) è meglio valutare un esistente modulo WooCommerce per la sincronizzazione e su PrestShop addons sicuramente ce ne sono.

Invece se l’azienda ha una buona percentuale del core business e-commerce based oppure ha già investito in soluzioni pre confezionate senza raggiungere i benefici auspicati, allora inizia ad aver senso una soluzione su misura per la propria attività, per il proprio flusso di dati, per i propri processi aziendali.

La sincronizzazione WooCommerce con il gestionale – listini, se fatta correttamente porta vantaggi competitivi non indifferenti. Vediamone solo qualche esempio,  più significativi per certe aziende – settori o meno e viceversa.

Un primo vantaggio è la possibilità di gestire separatamente e diversamente importazione e/o aggiornamento di prodotti / gruppi di prodotto. Ad esempio:

Esempio 1. I prodotti della categoria merceologica C e che hanno giacenza superiore a X associargli anche la categoria OUTLET – IN OFFERTA oppure generare sconto.

Esempio 2. Ai prodotti acquistati dal fornitore X, gestire lo sconto in una certa modalità…;

Esempio 3. Ai prodotti di questa categoria, gestire prezzo / sconto in base al prezzo / sconto dei concorrenti.

Esempio 4. Per i prodotti sul gestionale che….effettuare importazione e aggiornamento sull’installazione e-commerce B2B in base al listino fornitore F mentre gli altri prodotti sulla piattaforma B2C con rincaro di R.

Preventivo - prezzo per collegare WooCommerce con il gestionale

Il preventivo in prezzo per collegare WooCommerce e il gestionale (o i dati del fornitore – dropshipping o di altri listini prodotti) è “a partire da” il prezzo corrispondente al prezzo del pre – confezionato modulo WooCommerce per aggiornare prodotti “più caro” e del relativo tempo di test-collaudo (indicativamente una/mezza giornata) moltiplicato per 2-4 volte a seconda dell’analisi – programmazione necessaria.

Spesso ci è richiesto il video dimostrativo della soluzione ma abbiamo rinunciato. Se il video è solo da qualche minuto allora lascia intuire che “non fa questo, non fa l’altro”, diversamente con il video più completo diventa complicato da digerire.

Le fasi temporali per collegare WooCommerce e gestionale prevedono un contatto diretto in cui definirete le esigenze,  la ricezione di preventivo (prezzo, tempi, modi, condizioni).

Indicativamente il tempo è 2-3 settimane. Inoltre se ritenuto sensato si prevede intervento  di importazione prodotti / esportazione ordini su installazione di test e dati cliente così da poter sfatare – dimostrare buona parte del futuro – corretto collegamento WooCommerce con il gestionale / dati aziendali.